1. Datenschutzhinweise – Klienten

1. 1 Verarbeitungstätigkeit „Klientenberatung“

Verarbeitungstätigkeit	Klientenberatung
Standort der Verarbeitung	Frankfurt, Hamburg
Eigentümer der Verarbeitung	Leitung Interventions
Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung	Durchführung der Beratung von Klienten zu individuellen Lebenslagen
Rechtsgrundlage	Art. 6, Abs. 1, lit. a DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
Kategorien betroffener Personen	Klienten, Honorarkräfte, Klientenservice, Berater, Versorgungsmanagement
Kategorien personenbezogener Daten	Klienten: Name, Vorname, Kontaktdaten, Arbeitgeber, Daten über Beratungsinhalte (ggf. anamnestische Daten, medizinische Daten, private und familiäre Daten) Honorarkräfte: Name, Vorname, berufliche Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefonnummer), Qualifikation, Bild Klientenservice/ Versorgungsmanagement: Name, Vorname, berufliche Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer), Position
Besondere Kategorien personenbezogener Daten	Rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
Schutzstufe	D
Kategorien von Empfängern intern	Klientenservice, Berater, Versorgungsmanagement, Bereichs- und Teamleitung
Kategorien von Empfängern extern	Honorarkräfte, Call Center, eWorks, Timify, Zoom, BUK, Betriebsärzte
Datenübermittlung in Drittländer	Ja
Geeignete Garantien der Datenübermittlung in Drittländer	Timify: USA> Angemessenheitsbeschluss > EU-US-Data Privacy Framework Zoom: USA> Angemessenheitsbeschluss > EU-US-Data Privacy Framework
Löschungsfristen	10 Jahre aus berufsrechtlichen Gründen (§ 630 BGB)

1.2 Verarbeitungstätigkeit „Versorgungsmanagement“

Verarbeitungstätigkeit	Versorgungsmanagement
Standort der Verarbeitung	Frankfurt, Hamburg
Eigentümer der Verarbeitung	Leitung Interventions
Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung	Vermittlung von freien Terminen bei passenden Behandlern innerhalb des Versorgungssystems an behandlungsbedürftige Klienten.
Rechtsgrundlage	Art. 6, Abs. 1, lit. a DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
Kategorien betroffener Personen	Honorarkräfte, Berater, Versorgungsmanagement, Klienten, Behandler
Kategorien personenbezogener Daten	Honorarkräfte: Name, Vorname, berufliche Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer) Berater: Name, Vorname, berufliche Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer), Qualifikation Versorgungsmanagement: Name, Vorname, berufliche Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer), Position Klienten: Name, Vorname, Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer); ggf. Diagnosen oder Symptombeschreibungen, Mitgliedschaft Krankenversicherung Behandler: Name, Vorname, berufliche Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse), Qualifikation
Besondere Kategorien personenbezogener Daten	Rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
Schutzstufe	D
Kategorien von Empfängern intern	Versorgungsmanagement, Berater, Klientenservice, Bereichs- und Teamleitung
Kategorien von Empfängern extern	Behandler, Klienten, Honorarkräfte, eWorks, BUK, Call Center
Datenübermittlung in Drittländer	Nein
Geeignete Garantien der Datenübermittlung in Drittländer	-
Löschungsfristen	10 Jahre aus berufsrechtlichen Gründen (§ 630 BGB)
Verwendete Datenverarbeitungssysteme	Siehe Übersicht Datenverarbeitungssysteme
Technisch organisatorische Maßnahmen	Siehe Übersicht toM

1.3 Verarbeitungstätigkeit „KI-Chat SAM“

Verarbeitungstätigkeit	KI-Chat
Standort der Verarbeitung	Deutschland – Rechenzentrum Frankfurt (NTT Global Data Centers) EU/EWR (Cloud-Infrastruktur von OpenAI / Microsoft Azure)
Eigentümer der Verarbeitung	Leitung Interventions
Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung	Angebot eines KI-Chats auf der Seite meinEAP für Klienten
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1, lit. a DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
Kategorien betroffener Personen	Klienten
Kategorien personenbezogener Daten	Klienten: Direkte Nutzereingaben (vom Nutzer in den Chat eingegebene Nachrichten), Metadaten und technische Daten
Besondere Kategorien personenbezogener Daten	Rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
Schutzstufe	D
Kategorien von Empfängern intern	Klientenservice, Bereichsleitung Interventions
Kategorien von Empfängern extern	eWorks, Shaanty, Open AI
Datenübermittlung in Drittländer	Ja
Geeignete Garantien der Datenübermittlung in Drittländer	Ja – USA > Angemessenheitsbeschluss > EU-U.S. Data Privacy Framework
Löschungsfristen	Dokumentationssystem: 10 Jahre aus berufsrechtlichen Gründen (§ 630 BGB) Shaanty: Chats nach 4 Wochen
DSFA	durchgeführt
Verwendete Datenverarbeitungssysteme	Siehe Übersicht Datenverarbeitungssysteme
Technisch organisatorische Maßnahmen	Siehe Übersicht toM

2. Datenschutzhinweise – Seminare

2.1 Verarbeitungstätigkeit „Seminare- Terminierung und Vorbereitung“

Verarbeitungstätigkeit	Seminare- Terminierung und Vorbereitung
Standort der Verarbeitung	Frankfurt, Hamburg
Eigentümer der Verarbeitung	Leitung Kundenberatung
Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung	Abstimmung des Seminars mit Kunden mit Zeit, Ort, Teilnehmern und Inhalten
Rechtsgrundlage	Art. 6, Abs. 1, lit. b DSGVO
Kategorien betroffener Personen	Kundenberatung, Honorarkräfte, Kundenansprechpartner, Teilnehmer, Berater
Kategorien personenbezogener Daten	Kundenberatung/ Kundenansprechpartner: Name, Vorname, berufliche Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer) Berater/ Honorarkräfte: Name, Vorname, Qualifikation, Bild, berufliche Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer) Teilnehmer: Name, Vorname, Funktion
Besondere Kategorien personenbezogener Daten	-
Schutzstufe	B
Kategorien von Empfängern intern	Kundenberatung, Berater
Kategorien von Empfängern extern	Honorarkräfte, Kundenansprechpartner, Tresorit, eWorks
Datenübermittlung in Drittländer	Nein
Geeignete Garantien der Datenübermittlung in Drittländer	-
Löschungsfristen	10 Jahre (Berechnungsgrundlage für Vertrag); Löschung der Teilnehmerlisten nach Abschluss des Seminars
Verwendete Datenverarbeitungssysteme	Siehe Übersicht Datenverarbeitungssysteme
Technisch organisatorische Maßnahmen	Siehe Übersicht toM

2.2 Verarbeitungstätigkeit „Seminar-Durchführung“

Verarbeitungstätigkeit	Seminar-Durchführung
Standort der Verarbeitung	deutschlandweit
Eigentümer der Verarbeitung	Leitung Kundenberatung
Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung	Durchführung der gebuchten Leistung wie Seminar, Workshop, Training, Webinar
Rechtsgrundlage	Art. 6, Abs. 1, lit. b DSGVO
Kategorien betroffener Personen	Honorarkräfte, Berater, Teilnehmer, Kundenberatung
Kategorien personenbezogener Daten	Kundenberatung: Name, Vorname, berufliche Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer) Berater/ Honorarkräfte: Name, Vorname, Qualifikation, Bild, berufliche Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer) Teilnehmer: Name, Vorname, Funktion
Besondere Kategorien personenbezogener Daten	-
Schutzstufe	B
Kategorien von Empfängern intern	Berater, Kundenberatung, Marketing (ON24)
Kategorien von Empfängern extern	Honorarkräfte, ON24, Zoom, Teams, Teilnehmer
Datenübermittlung in Drittländer	Ja
Geeignete Garantien der Datenübermittlung in Drittländer	On24> USA > Angemessenheitsbeschluss >EU-U.S. Data Privacy Framework Zoom > USA > Angemessenheitsbeschluss >EU-U.S. Data Privacy Framework Microsoft > USA > Angemessenheitsbeschluss >EU-U.S. Data Privacy Framework
Löschungsfristen	Löschung der Teilnehmerlisten nach Abschluss des Seminars
Verwendete Datenverarbeitungssysteme	Siehe Übersicht Datenverarbeitungssysteme
Technisch organisatorische Maßnahmen	Siehe Übersicht toM

3 Datenschutzhinweise – Qualitätsmanagement

3.1 Verarbeitungstätigkeit „Beschwerdemanagement“

Verarbeitungstätigkeit	Beschwerdemanagement
Standort der Verarbeitung	Frankfurt, Hamburg
Eigentümer der Verarbeitung	Geschäftsführung
Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung	Bearbeitung der Beschwerden von Kundenansprechpartner, Klienten, Interessenten
Rechtsgrundlage	Art. 6, Abs. 1, lit. b DSGVO, Art. 6, Abs. 1, lit. f DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
Kategorien betroffener Personen	Kundenansprechpartner, Klienten oder Interessenten
Kategorien personenbezogener Daten	Name, Vorname, (berufliche) Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Inhalte der Beschwerde (im Klientenkontext ggf. Gesundheitsdaten)
Besondere Kategorien personenbezogener Daten	Rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
Schutzstufe	D
Kategorien von Empfängern intern	Geschäftsführung, Leitung Kundenberatung, Bereichsleitung Interventions, Leitung Finance, Leitung Vertrieb, Mitarbeiter
Kategorien von Empfängern extern	Tresorit, eWorks (Klienten), Freshworks (Ticketsystem zu Nachverfolgungszwecken ohne klientenbezogene Inhalte)
Datenübermittlung in Drittländer	Nein
Geeignete Garantien der Datenübermittlung in Drittländer	-
Löschungsfristen	10 Jahre (Klientendokumentation) 6 Jahre (Kundenansprechpartner, Interessenten)
Verwendete Datenverarbeitungssysteme	Siehe Übersicht Datenverarbeitungssysteme
Technisch organisatorische Maßnahmen	Siehe Übersicht toM

3.2 Verarbeitungstätigkeit „Feedback zu Beratungsdienstleistungen“

Verarbeitungstätigkeit	Feedback zu Beratungsdienstleistungen
Standort der Verarbeitung	Frankfurt, Hamburg
Eigentümer der Verarbeitung	Leitung Interventions
Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung	Erfassung der Qualität der Beratungsdienstleistungen, den Klienten werden nach Abschluss der Beratung 4 standardisierte Fragen per E-Mail-Link zugestellt
Rechtsgrundlage	Art. 6, Abs. 1, lit. f DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
Kategorien betroffener Personen	Klienten
Kategorien personenbezogener Daten	E-Mailadresse (falls hinterlegt), Bewertung der Beratungsleistung, ggf. Name der Berater/Honorarkräfte und Gesundheitsdaten
Besondere Kategorien personenbezogener Daten	Rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
Schutzstufe	D
Kategorien von Empfängern intern	Klientenservice, Berater, Bereichsleitung Interventions
Kategorien von Empfängern extern	Honorarkräfte, eWorks
Datenübermittlung in Drittländer	Nein
Geeignete Garantien der Datenübermittlung in Drittländer	-
Löschungsfristen	10 Jahre (Klientendokumentation)
Verwendete Datenverarbeitungssysteme	Siehe Übersicht Datenverarbeitungssysteme
Technisch organisatorische Maßnahmen	Siehe Übersicht toM